Betreuende
Im Vorfelde
Wie und auf welchen Plattformen kann ich eine Doktorandenstelle effektiv ausschreiben?
Neben der Bekanntmachung in nationalen und internationalen Fachverteilern, auf Fachplattformen und der UHH-Seite für Stellenausschreibungen, empfehlen wir die Verbreitung in persönlichen Netzwerken wie z.B. über Twitter, LinkedIn und Email-Verteiler sowie die Kontaktaufnahme mit dem MIN-Graduiertenzentrum zur Bekanntmachung auf Messen und über den MINGZ-Twitter-Kanal bzw. gegebenenfalls die Verbreitung durch die themen-orientierten Graduiertenschulen.
Welche sprachlichen Voraussetzungen müssen Kandidat:innen erfüllen, um an der MIN-Fakultät promovieren zu dürfen?
Über die notwendige Qualität der Sprachbeherrschung entscheiden die Betreuenden. Das Einreichen von Zertifikaten (für die Beantragung und den Erhalt einer Zulassung zur Promotion) ist nicht notwendig. Zu empfehlen sind jedoch ausreichende Fähigkeiten zur Kommunikation auf Deutsch oder Englisch (vergleichbar mit B2-Niveau).
Welche fachlichen Voraussetzungen müssen Kandidat:innen erfüllen, um an der MIN-Fakultät promovieren zu dürfen?
In der Regel ist ein Master of Science oder vergleichbarer Abschluss (300 ECTS) in einem für das Dissertationsvorhaben wesentlichen Studiengang notwendig. Eine seltene Ausnahme ist das Fast-Track-Promotionsverfahren, bei welchem die Zulassung nach Ablegung einer Bachelorprüfung möglich ist (für Details siehe § 4 Absatz 3 der Promotionsordnung bzw. Ausschreibung 2022).
Erhalten Kandidat:innen mit ausländischen Studienabschlüssen problemlos eine Zulassung zur Promotion?
Oft, ja. Es findet jedoch eine entsprechende Prüfung der Gleichwertigkeit der Studienabschlüsse statt. Sofern die eingereichten Abschlussdokumente (u.a. Transcript of Records und Diploma Supplement) aussagekräftig und klar sind, fällt eine Entscheidung zügig.
In der Zulassungs-/Onboarding-Phase
Welche Schritte müssen Kandidat:innen vor Beginn der Promotion erledigen?
Die Kandidat:innen müssen
- (mindestens) eine:n Betreuer:in finden,
- mit den Betreuenden ein Thema sowie Eckpunkte für die Betreuung verabreden,
- den Zulassungsantrag in Docata-MIN stellen
- sowie die Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) und die Satzung zur Sicherung Guter wissenschaftlicher Praxis und zur Vermeidung wissenschaftlichen Fehlverhaltens an der Universität Hamburg lesen.
Bei welchen dieser Schritte im Rahmen der Antragstellung auf Zulassung sind die Betreuenden (Betreuer:in, gegebenenfalls Co-Betreuer:in bzw. Vorsitzende:r der Betreuungskommission) zwingend erforderlich?
Durch die Betreuenden müssen die folgenden Dokumente unterzeichnet werden:
- Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren (generiert in Docata-MIN durch die Kandidat:innen),
- Betreuungsvereinbarung, welche die Zusage für eine adäquate Betreuung darstellt,
- Forschungsskizze.
Kann ein Antrag auf Zulassung abgelehnt werden?
Ja, eine Ablehnung ist möglich, wenn beispielsweise: die Zulassungsvoraussetzungen nicht erfüllt bzw. auch durch zusätzliche Auflagen nicht erreichbar sind, ein Promotionsverfahren in dem jeweiligen Fach oder einem Teilgebiet bereits erfolgreich beendet wurde, etc.
Wer entscheidet gegebenenfalls über Auflagen?
Der jeweilige Fach-Promotionsausschuss kann die Zulassung unter Auflagen wie z. B. dem Erwerb und Nachweis einer bestimmten Anzahl von Leistungspunkten in einem bestimmten Zeitraum erteilen.
Wieviel Betreuende kann ein:e Promovierende:r haben?
Es muss mindestens eine:n Betreuer:in geben, jedoch können beliebig viele Betreuende (z. B. ein:e Betreuer:in und mehrere Co-Betreuer:innen) oder alternativ eine Betreuungskommission bestehend aus einer oder einem Vorsitzenden, einer Betreuerin oder einem Betreuer und einer Co-Betreuerin oder einem Co-Betreuer, die Betreuung übernehmen.
Wer kommt als (Co-)Betreuer:innen in Frage?
In der Regel sind es Hochschullehrer:innen und habilitierte Mitglieder der MIN-Fakultät, andere Möglichkeiten sind in der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) aufgezeigt. Hilfreich sind hier die Erläuterungen der Änderungen von Promotionsordnung 2010 zu 2018. Als Co-Betreuer:innen können alle Wissenschaftler:innen bestellt werden, die mindestens promoviert und für das Dissertationsvorhaben fachlich ausgewiesen sind; über die fachliche Ausgewiesenheit entscheidet der zuständige Fach-Promotionsausschuss.
Wie ist Betreuung definiert bzw. zu verstehen?
Betreuung ist als Unterstützung in der Bearbeitung des Dissertationsthemas, in der Bereitstellung der dafür notwendigen Voraussetzungen, im periodischen wissenschaftlichen Austausch, im Feedback geben, in der Thematisierung von Schwächen und Stärken sowie der akademischen oder nichtakademischen Zukunft der:des Promovierenden zu sehen.
Falls die:der Promovierende eine Stelle im Angestelltenverhältnis antritt, wer ist der Dienstvorgesetzte?
Unterschiedliche Regelungen werden praktiziert, von Betreuer:in bis zu Fachbereichsleiter:in ist alles möglich. Bei Drittmittelstellen ist es meist die:der Projektleiter:in.
Inwiefern sind Promotionen an ein Angestelltenverhältnis verknüpft?
Ein Angestelltenverhältnis ist keine Voraussetzung für die Durchführung einer Promotion, auch andere Finanzierungsmodelle (Stipendien) werden praktiziert. In der MIN-Fakultät sind die meisten Promotionen jedoch zumindest teilweise mit Angestelltenverhältnissen verknüpft.
Welche Unterstützung bieten das MIN-Graduiertenzentrum (MINGZ) und die Hamburg Research Academy (HRA)?
Für Promovierende:
- MINGZ bietet Unterstützung im Onboarding, Vernetzungsveranstaltungen (Welcome Night, Walking Tours), Beratung bzgl. Fragen um das Leben und Forschen in Hamburg, Soft Skills-Kurse und Fördermittel für internationale Mobilität, Newsletter, Blog, Twitter-Kanal, Überbrückungsstipendien für Internationale Kandidaten, Beratung bei aufkommenden Schwierigkeiten in der Promotion, Individual Development Plan, Promovierenden-Vertretung.
- HRA bietet Kurzformate zur Information (HRA – Spotlight), Workshops auf Deutsch und Englisch, Vernetzungsveranstaltungen, Promovierenden-Vertretung, Beratung zur Promotionsbedingungen und bei Schwierigkeiten durch die Ombudsstelle.
Für Betreuende:
- MINGZ bietet Workshops für Betreuende mit Aussicht auf Zertifikat, Vernetzung, Bekanntmachung von Stellenausschreibungen, Fördermittel für Konferenz und Forschungsreisen der Kandidat:innen (falls keine eigenen Mittel vorhanden), Beratung bei aufkommenden Schwierigkeiten in der Promotion, Information durch Promotionsportal.
- HRA bietet Workshops für Betreuende, Vernetzung, Postdoc-Vertretung, Beratung bei aufkommenden Schwierigkeiten in der Promotion.
Welche Beratungsangebote und Informationsquellen gibt es für Kandidat:innen bezüglich der Promotionsformen und Promotionsabläufe?
Eine Beratung zur administrativen Abwicklung des Promotionsverfahrens (von Zulassung zum Promotionsverfahren bis zum Abschluss der Promotion) bietet das zuständige Studienbüro bzw. das zuständige Promotionsbüro Physik an. Eine Beratung zu weiteren Themen kann durch die MIN-Tutor:innen und die Hamburg Research Academy erfolgen. Weitere Informationsquellen bieten die MINGZ-Webseiten (Promotionsportal) einschließlich der FAQs für Promovierende und die DAAD-Webseite.
Wie kann ich für eine gute Integration der Kandidaten:innen über meine Arbeitsgruppe hinaus sorgen (insbesondere wenn eine Individualpromotion ansteht)?
Neben der Integration in die entsprechende wissenschaftliche Community sollten für die Integration in Hamburg Angebote des MIN-Graduiertenzentrums (MINGZ), der Hamburg Research Academy und PIASTA angesprochen werden. Zu empfehlen sind außerdem die Newsletter und Twitter-Kanäle von MINGZ und HRA, in denen fortlaufend über aktuelle Angebote informiert wird (MINGZ-Newsletter, HRA-Newsletter, MINGZ-Twitter, HRA-Twitter).
Während der Promotionsphase
Wie intensiv sollte Betreuung stattfinden?
Es ist wichtig, regelmäßige Treffen von Anfang an anzusprechen und zu vereinbaren. Promovierende haben unterschiedliche Bedürfnisse an das Ausmaß an Betreuung, und je nach Kultur trauen sich mehr oder weniger dies einzufordern. Zu Anfang einer Promotion ist zu empfehlen, dass (als Faustregel) mindestens monatliche, gerne auch wöchentliche Treffen und später vierteljährliche Treffen als Mindestmaß angeboten werden. Das MIN-Dekanat und der MIN-Fakultäts-Promotionsausschuss empfehlen zudem, zu Beginn der Promotion sowohl Art und Form als auch den Abstand des Austausches genauer zu definieren (z. B. im Rahmen der Betreuungsvereinbarung). Einmal im Jahr sollte der Individual Development Plan (IDP) als Grundlage für ein strukturiertes Gespräch zwischen den Betreuenden und Promovierenden dienen, um auch Karriereweiterentwicklung nicht aus den Augen zu verlieren.
Gibt es ein Coaching für Betreuende?
Ab dem Wintersemester 2022/23 wird durch das MIN-Graduiertenzentrum eine Workshop-Reihe für Betreuende von Promovierenden angeboten, welche neben den Rahmenbedingungen einer Promotion in Hamburg auch Aspekte wie Konfliktvermeidung und -lösung im Betreuungsverhältnis, interkulturelle Kommunikation und gute wissenschaftliche Praxis für Betreuende abdeckt und mit einem Peer-to-peer-Workshop von internationalen Trainer:innen vervollständigt wird. Die Workshop-Reihe soll einmal pro Semester angeboten werden und wird sich nicht nur an neue Betreuende richten, sondern auch bereits erfahreneren Betreuenden eine Möglichkeit der Selbstreflektion, Verbesserung sowie eine Zertifizierung der Betreuungsfähigkeiten bieten.
Wie oft sollte man ernsthaft überprüfen, ob die anfangs gesteckten Ziele der Promotion noch realistisch sind?
Das sollte ein permanenter Prozess sein. In den Treffen mit der:dem Promovierenden sollte das vor allem dann thematisiert werden, wenn Zweifel am ursprünglichen Plan auftreten.
Was ist hinsichtlich von Rechten bzgl. Datennutzung zu beachten?
Es ist sehr empfehlenswert, die Thematiken und Problematiken der Datenrechte und Datennutzung von Anfang an transparent zu vermitteln und zu diskutieren (siehe Pflichten dazu in der Betreuungsvereinbarung). Dies ist ein Thema in den Kursen „Gute wissenschaftliche Praxis“ welche u.a. vom MINGZ für Promovierende angeboten werden und besser frühzeitig besucht werden sollten. Das Zentrum für nachhaltiges Forschungsdatenmanagement der UHH bietet zu diesem Thema ebenfalls Kurse und Informationen an.
Was ist hinsichtlich der Autorenschaft auf Publikationen zu beachten?
Es ist sehr empfehlenswert, die Thematiken, Problematiken und mögliche praktizierte Vorgehensweisen in der Arbeitsgruppe bzgl. der Autorenschaft für mögliche Publikationen von Anfang an transparent zu vermitteln und zu diskutieren (siehe Pflichten dazu in der Betreuungsvereinbarung).
Wer kann im Umgang mit schwierigen Fällen bzw. Fällen helfen, bei denen ernsthafte Probleme auftreten?
Das MINGZ bietet eine unverbindliche und kurzfristige Beratung, welche besonders zu Beginn von Problemen in Form einer Reflektion helfen kann, aber auch aufzeigt, welche weiteren Wege und Beratungsmöglichkeiten es gibt. Sollten bereits ernsthafte Probleme eingetreten sein, kann auch z.B. direkt die Ombudsstelle der UHH aufgesucht werden. Der Umgang mit Konflikten und Scientific Misconduct ist ein Thema in den Kursen „Gute wissenschaftliche Praxis“, welche u.a. vom MINGZ für Promovierende angeboten werden und besser frühzeitig besucht werden sollten.
Was sollte einmal jährlich mit der:dem Kandidat:in diskutiert werden?
Neben dem Stand des Promotionsprojekts sollten auch in regelmäßigen Abständen auch Gesichtspunkte wie persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten, Herausforderungen, Interessen und Ziele des Kandidaten diskutiert werden. Das MINGZ hat ein Template für einen Individual Development Plan (IDP) entwickelt, welcher als Grundlage für jährliche, strukturierte Gespräche dient. Damit ist nicht nur die wissenschaftliche Entwicklung, sondern auch Aspekte der persönlichen Karriereentwicklung abgedeckt. Der IDP ist als PDF-Download (uhh.de/mingz-idp) oder als gedruckte Version erhältlich.
Wie lange sollte eine Promotion dauern?
Der Umfang soll so ausgelegt sein, dass die Dissertation in drei Jahren abgeschlossen werden kann. Die Zulassung zur Promotion gilt zunächst für vier Jahre. Innerhalb dieser 4-Jahre-Frist soll die Dissertation beim Fach-Promotionsausschuss eingereicht werden und die Disputation abgehalten werden. Sollten Unwegsamkeiten aus fachlichen, persönlichen, gesundheitlichen oder anderen Gründen eintreten, kann von den Promovierenden eine Verlängerung mit Begründung beim Fach-Promotionsausschuss drei Monate vor Ablauf der Zulassung beantragt werden; die Promotionsverwaltung erinnert rechtzeitig an den Ablauf der 4-Jahre-Zulassungsfrist. Der Antrag auf Verlängerung der Zulassungsfrist muss von den Betreuenden befürwortet und unterschrieben werden.
Am Ende der Promotionsphase
Was sollte zum Ende der Promotionszeit hin unbedingt mit der:dem Promovierenden diskutiert werden?
Es muss ein perspektivischer Plan für den erfolgreichen Abschluss der Promotion diskutiert und ausgearbeitet werden.
Wann soll eine Dissertation eingereicht werden und wer entscheidet das?
Sofern das ursprünglich gesetzte Thema oder auch ein modifiziertes Thema in der Bearbeitung ein wissenschaftliches Level erreicht hat, welches einer Promotion würdig ist, sollte dies thematisiert werden. Das Einreichen sollte zwischen Promovierenden und Betreuenden bzw. mit der Betreuungskommission abgestimmt sein.
Wer entscheidet daüber, welche Gutachter:innen die Dissertation bewerten?
Die:der Promovierende macht bei der Einreichung der Dissertation über Docata-MIN Vorschläge für die Gutachter:innen, wobei eine vorherige Diskussion mit den Betreuenden darüber hilfreich und zu empfehlen ist. Das zuständige Studienbüro bzw. das zuständige Promotionsbüro Physik berät zur rechtskonformen Einsetzung von Gutachter:innen und führt auf den Webseiten Vorgaben dazu auf. Die Entscheidung zur Einsetzung trifft der zuständige Fach-Promotionsausschuss.
Sind die (Co-)Betreuer:innen automatisch Gutachter:innen?
Als ein:e Gutachter:in für die Dissertation ist grundsätzlich ein:e Betreuer:in oder ein:e Co-Betreuer:in des Dissertationsvorhabens zu bestellen. Eine automatische Bestellung findet jedoch nicht statt; die:der Promovierende hat das Vorschlagsrecht.
Was ist im Hinblick auf die Zukunft der:des Promovierenden bei der Gutachterwahl zu berücksichtigen?
Eine Wahl von Gutachter:innen, welche breit in der entsprechenden Community gestreut sind, könnte für eine akademische Karriere sehr hilfreich sein.
Wie schnell müssen Gutachten geschrieben werden?
Die Gutachten sind innerhalb von 6 Wochen nach ihrer Anforderung einzureichen.
Wer entscheidet über die Zusammensetzung der Prüfungskommission?
Die:der Promovierende macht bei der Einreichung der Dissertation über Docata-MIN Vorschläge, der zuständige Fach-Promotionsausschuss entscheidet über die Einsetzung. Die Vorschläge sollen mit den Betreuenden diskutiert werden. Das zuständige Studienbüro bzw. das zuständige Promotionsbüro Physik berät zur rechtskonformen Zusammensetzung und Einsetzung der Prüfungskommission und führt auf den Webseiten Vorgaben dazu auf.
Sind (Co-)Betreuer:innen automatisch Prüfungskommissionmitglieder?
Eine automatische Bestellung findet nicht statt; die:der Promovierende hat das Vorschlagsrecht. Betreuende sind jedoch in der Regel Mitglieder der Prüfungskommission.
Nach der Promotion
Kann die:der Doktorand:in weiterhin auf alles zugreifen, woran sie:er an der UHH gearbeitet hat? Wie soll mit eventuellen Daten aus der Promotion umgegangen werden?
Sollte die:der Promovierende dies aus wissenschaftlichen Gründen tun wollen, sollte das von den Betreuenden gewährleistet und unterstützt und nur in Ausnahmefällen bei Vorliegen triftiger Gründe verweigert werden. In der Regel ist Forschung öffentlich finanziert und damit müssen Daten in der Regel öffentlich zugänglich sein. Diese Thematik sollte frühzeitig diskutiert und vereinbart werden (siehe Pflichten dazu in der Betreuungsvereinbarung).
Hält die UHH bzw. die MIN-Fakultät weiterhin Kontakt mit ihren ehemaligen Doktorand:innen?
Die UHH führt ein Alumni-Programm, welches für alle Absolvierenden der UHH offen ist. Auch das MINGZ lädt immer wieder ehemalige Promovierende zu Netzwerkveranstaltungen ein, um ihre Erfahrungen mit aktuellen Kandidat:innen zu teilen. Sprechen Sie dazu das MINGZ bei Interesse gerne an.